Quién es el responsable de sus datos
| Responsable | Camilo Rocha, persona natural, que opera comercialmente bajo la marca Umbral |
|---|---|
| Documento | Cédula de ciudadanía 80.037.859 |
| Domicilio | Bogotá D.C., Colombia. La dirección física completa está disponible a solicitud escribiendo al correo de contacto. |
| Correo de contacto | hola@umbralhq.com · Es el canal oficial para cualquier solicitud, consulta o reclamo sobre datos personales. |
| Sitio web | umbralhq.com |
Qué hacemos y a qué aplica esta política
Umbral desarrolla soluciones de inteligencia artificial para automatizar tareas y organizar información y documentos.
OdontoIA es nuestro producto para consultorios odontológicos. Es un servicio gestionado que genera automáticamente la documentación clínica y operativa que la normativa colombiana le exige a un consultorio —historia clínica, notas de evolución, consentimientos informados, odontograma, registros de esterilización y registros ambientales— y la archiva en el Google Drive del propio profesional de la salud.
Esta política aplica a los visitantes de umbralhq.com, a los profesionales y consultorios que contratan nuestros servicios, y al uso que nuestras aplicaciones hacen de los datos de cuentas de Google.
Qué datos tratamos
3.1 Visitantes del sitio web
- Los datos que usted nos envía voluntariamente al escribirnos por correo o WhatsApp: nombre, teléfono, correo y el contenido de su mensaje.
- Datos técnicos básicos de navegación que generan los servicios de alojamiento del sitio.
3.2 Clientes (profesionales y consultorios)
- Datos de identificación y contacto: nombre, documento, registro profesional, dirección, teléfono y correo del consultorio.
- Datos operativos necesarios para configurar el servicio: horarios, equipos, proveedores de residuos y similares.
3.3 Datos de pacientes de nuestros clientes
Cuando un consultorio usa OdontoIA, el sistema procesa datos de sus pacientes, incluidos datos sensibles de salud. Frente a esos datos:
- El responsable es el consultorio o el profesional de la salud, que es además el custodio legal de la historia clínica conforme a la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017.
- Umbral actúa únicamente como Encargado del Tratamiento, por cuenta y bajo instrucciones del profesional, en los términos del contrato de transmisión de datos suscrito con cada cliente (Decreto 1377 de 2013).
- Los pacientes ejercen sus derechos ante su profesional de la salud. Si se dirigen a nosotros, trasladamos la solicitud al responsable.
Datos de cuentas de Google
Nuestras aplicaciones solicitan permiso para acceder a Google Drive con el único fin de crear, guardar y actualizar los documentos que el propio sistema genera, dentro del Google Drive del profesional que otorgó el permiso.
| A qué accedemos | Exclusivamente a las carpetas y archivos que nuestra aplicación crea. No accedemos, leemos, indexamos ni descargamos ningún otro contenido de su Google Drive. |
|---|---|
| Para qué | Para archivar automáticamente los documentos generados por el sistema y reemplazarlos por su versión actualizada cuando corresponde. |
| Qué NO hacemos | No borramos archivos. No modificamos archivos que no hayamos creado. No accedemos a su correo, contactos, calendario ni fotos. |
| Dónde se guardan | En el Google Drive del propio profesional. Los documentos son suyos desde el primer día y permanecen en su cuenta. |
| Cómo revocarlo | En cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions, sin necesidad de contactarnos. |
Uso limitado. El uso que Umbral hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En particular:
- No vendemos ni cedemos datos de usuarios de Google.
- No los usamos para publicidad ni para perfilamiento con fines comerciales.
- No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial, propios ni de terceros.
- No permitimos que personas los lean, salvo con autorización expresa del usuario, por razones de seguridad, para cumplir la ley, o cuando estén agregados y anonimizados para operar el servicio.
Con quién compartimos datos
No vendemos ni cedemos datos personales. Los compartimos únicamente con los proveedores necesarios para prestar el servicio, que actúan como encargados y solo pueden usarlos para eso:
| Proveedor | Para qué |
|---|---|
| Google (Drive y Workspace) | Almacenamiento de los documentos generados y correo corporativo |
| Anthropic (Claude) | Redacción del texto narrativo de los documentos clínicos. Las cifras, fechas, lotes, documentos de identidad y actos clínicos no pasan por el modelo: se insertan directamente desde los datos capturados |
| Resend | Envío de los correos de firma de consentimiento informado a los pacientes |
| Vercel | Alojamiento del sitio web umbralhq.com |
También podemos entregar información cuando lo exija una autoridad competente conforme a la ley.
Por cuánto tiempo conservamos los datos
- Datos de contacto de visitantes: mientras exista una relación o interés comercial, y hasta que usted solicite su eliminación.
- Datos de clientes: mientras dure el contrato y por el tiempo que exijan las obligaciones legales y contables posteriores.
- Datos de pacientes: el término de conservación lo define el profesional de la salud responsable —mínimo 15 años desde la última atención, conforme a la Resolución 839 de 2017—. Al terminar el contrato, Umbral elimina de su infraestructura las copias operativas que mantenga, según lo pactado con el cliente.
Sus derechos
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
Cómo ejercerlos: escríbanos a hola@umbralhq.com indicando su nombre, documento de identidad, el derecho que desea ejercer y un correo de contacto. Respondemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a la ley.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información: control de acceso a los sistemas, cifrado en las comunicaciones, copias de seguridad diarias de las bases de datos operativas y registro de las acciones realizadas dentro del sistema. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta, pero trabajamos para reducir el riesgo de forma continua.
Menores de edad
El sitio web no está dirigido a menores de edad. En el caso de pacientes menores atendidos por nuestros clientes, el tratamiento de sus datos responde a la finalidad de la atención en salud y se realiza bajo la responsabilidad del profesional tratante, con autorización de su representante legal.
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambie la forma en que tratamos los datos. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección, indicando su fecha. Si el cambio es sustancial, se lo comunicaremos a nuestros clientes.